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Moteur de recherche d'offres d'emploi INSTITUT PASTEUR

Assitante administrative H/F


Détail de l'offre

Référence

2024-13080  

Date de début de diffusion

22/05/2024

Date de parution

18/06/2024

Description du poste

Métier

Pilotage - Technicien administratif (Pilotage)

Intitulé du poste

Assitante administrative H/F

Missions/Activités

Vous souhaitez intégrer un Institut de recherche d'Excellence guidé par la curiosité, rejoignez-nous…

L'Institut Pasteur, Institut de recherche Interdisciplinaire et International contribue depuis plus de 130 ans à l'histoire de la science, de la médecine et de la santé publique avec une immense renommée. Fidèle à l'esprit humaniste de son fondateur, l'Institut Pasteur défend le caractère avant-gardiste nécessaire à la conduite de recherches biomédicales de pointe.

L'assistant administratif aura pour mission d'assister plusieurs équipes au sein de la Direction de la Technologie : deux plateformes technologiques du C2RT (Centre de Ressources et Recherches technologiques) et apportera son aide en binôme auprès du Centre de Ressources et Recherches animales (C2RA).

Activités :
- Accompagner les responsables dans leurs activités et gérer les tâches administratives classiques de secrétariat
- Gérer les plannings, le courrier, la messagerie et les appels téléphoniques
- Passer des commandes, en assurer le suivi
- Organiser et gérer les missions : réservations des billets de train, avion, des hôtels, gérer les notes de frais sur l'outil Concur
- Organiser les réunions : réservation de salle, rédaction des comptes rendus
- Participer à l'organisation d'évènements divers (séminaires, retraites, portes ouvertes...)
- Participer à l'instruction des dossiers RH (préparation et suivi des demandes de recrutement ou d'accueil)
- Prendre en charge l'accueil des visiteurs, des nouveaux entrants (stagiaires, CDD, CDI), les accompagner dans leurs démarches administratives (visa, titre de séjour..), être un support à la bonne intégration des différentes nationalités étrangères accueillies
- Facturer des prestations de service
- Relire et mettre en forme des documents (français/anglais)
- Suivi des demandes auprès des différents services supports (juridique, technique, ressources humaines, financières...)
A 50 % de son temps , les activités au C2RA seront réalisées en binôme afin d'assurer une continuité de service :
- Suivi des accès aux animaleries (validation des badges), gestion administrative d'ordre réglementaire, suivi des formations, gestion des commandes, demandes d'hébergement avec les responsables des animaleries concernées...

Profil

De formation bac+2 BTS en assistanat / support à l'action managériale, vous avez une première expérience dans un poste similaire.
Savoirs :
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de la bureautique (Pack Office: Word, Excel, Teams, Outlook, Powerpoint) et une bonne capacité pour la prise en main des nombreux outils infomatiques (Concur, Easyfact, site web...)
- Aisance dans la rédaction de courriers, des comptes rendus et maîtrise de la prise de note et de l'orthographe
- Rigueur, fiabilité et organisation
- Bon sens du relationnel et esprit d'équipe
- Autonomie et prise d'initiative
- Réactivité et adaptabilité
- Sens de la confidentialité

Vos conditions et environnement de travail :
- Politique de congés très favorable
- Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
- Possibilité de télétravail
- Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
- Mutuelle et service de santé pour les collaborateurs
- Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives
- Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
- Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités)

#PasteurRecrute2

Type de contrat

Contrat à durée déterminée

Durée du contrat

6 mois

Temps de travail

Temps plein

Travail le we

Non

Astreintes

Non

Déplacements

Pas de déplacements

Critères candidat

Niveau d'années d'expérience souhaitée

3 à 5 ans

Niveau d'étude souhaité

Bac + 2

Certification ou habilitation requise

Aucune

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Paris

Demandeur

Poste à pourvoir le

08/07/2024