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Moteur de recherche d'offres d'emploi INSTITUT PASTEUR

Assistant Administratif - Assistante Administrative


Détail de l'offre

Référence

2022-8978  

Date de début de diffusion

12/12/2022

Date de parution

24/01/2023

Description du poste

Métier

Pilotage - Technicien administratif (Pilotage)

Intitulé du poste

Assistant Administratif - Assistante Administrative

Missions/Activités

Le PAD a pour mission d'assister les équipes des UtechS et plateformes qui sont regroupées au sein du C2RT (plateformes technologiques) et C2RA (ressources animales).

Missions :
- Accompagner les responsables d'équipes du C2RT & C2RA dans leurs activités et la gestion des tâches administratives
- Participer à l'instruction des dossiers RH (demande de recrutement)
- Etre le relais d'information au sein du service
- Gérer la documentation et l'archivage
- Gérer les plannings, le courrier, la messagerie et les appels téléphoniques
- Organiser et gérer les missions et les déplacements
- Participer à l'instruction et au suivi de dossiers complexes et/ou projets
- Participer à l'organisation de réunions, séminaires
- Prendre en charge l'accueil des visiteurs et des nouveaux entrants (stagiaires, CDD, CDI)
- Préparer et suivre le budget de la structure et/ou des projets
- Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, alimenter les bases de données
- Rédiger des comptes rendus et suivre les actions à mener
- Relire et mettre en forme des documents
- Mettre à jour les pages web
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, et en vérifier la conformité
- Passer et assurer le suivi des commandes
- Faire des demandes de trésorerie
- Facturer des prestations de service

Activités communes avec les assistantes du PAD :
- Participer aux actions transverses (organisation d'évènements, travail collectif sur le suivi des contributions des plateformes aux avancées de la recherche pasteurienne dans les publications)

Profil

Titulaire d'une formation BTS ou bac +2 de type gestion administrative ou apparenté, avec une expérience professionnelle significative dans une fonction similaire d'environ 5 ans minimum (stage ou apprentissage inclus)
Niveau d'anglais opérationnel impératif.
Maîtrise du pack office (et notamment Excel) et être à l'aise dans la rédaction des courriers et des comptes rendus
Maîtriser de la technique rédactionnelle et de prise de note
Maîtriser des outils bureautiques et l'utilisation des logiciels de gestion du domaine d'activité
Maîtriser l'orthographe et les règles grammaticales
Maîtriser les techniques de classement, d'archivage
Maîtriser les techniques de secrétariat
Savoir analyser une demande et y répondre de manière appropriée
Savoir développer des techniques d'auto contrôle de son activité
Savoir diffuser des informations
Savoir recueillir les données utiles et renseigner les documents de traçabilité applicables à son
environnement
Savoir rendre compte de son activité
Savoir travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes
Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales

Compétences personnelles :
- accompagnement et bienveillance vis-à-vis des collaborateurs
- sens du partage et sens du service
- capacité d'écoute et attitude ouverte
- capacité à prioriser les tâches et à s'organiser
- rigueur et réactivité
- autonomie
- capacité d'adaptation et capacités relationnelles
- esprit d'équipe

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Temps de travail

Temps plein

Travail le we

Non

Astreintes

Non

Déplacements

Pas de déplacements

Critères candidat

Niveau d'années d'expérience souhaitée

3 à 5 ans

Niveau d'étude souhaité

Bac + 2

Certification ou habilitation requise

Aucune

Compétences linguistiques

Anglais (B2 - Opérationnel)

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Paris

Demandeur

Poste à pourvoir le

02/01/2023