| En tant qu'Assistante, vous êtes le relais administratif au sein de 2 équipes dédiées à la science (une unité mixte de recherche Pasteur/CNRS (UMR) au sein du département Biologie Structurale et Chimie et un Centre National de Référence au sein du département Mycologie) de l'Institut Pasteur et vis-à-vis de leurs interlocuteurs externes.
Sous la supervision de 2 responsables, vous contribuez à accompagner les équipes au quotidien. Vous avez un rôle de facilitateur et apportez vos suggestions quant aux processus administratifs en place.
Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris, dans un environnement multiculturel et stimulant, vous aurez pour missions principales :
- Préparer les demandes de recrutement (Institut Pasteur et CNRS) et gérer leur suivi
- Assurer l'organisation de l'accueil des nouveaux arrivants et visiteurs dans un contexte multi contrats et multiculturel
- Préparer et suivre la partie administrative des contrats de financement et de collaboration
- Préparation et suivi des budgets
- Participer à l'organisation de réunions internes et externes, séminaires, journées thématiques, colloques
- Création, gestion et suivi des commandes d'achat jusqu'à la livraison, coordonner les achats groupés,
- Gestion des dossiers de matériels et planning des maintenances du laboratoire
- Enregistrement des demandes d'expertise, édition des fiches de travail pour les techniciens du CNR Mycose invasives, récupération des données administratives manquantes et envoi des résultats
- Classement et archivage des dossiers de patients
- Gérer et organiser les déplacements (ordre de missions, réservations et notes de frais)
- Gestion documentaire pour le CNR Mycologie dans le cadre de l'assurance qualité, ainsi que la gestion documentaire sur la pageweb du labo et de l'UMR CNRS, Webcampus, Hal Pasteur en relation avec les équipes de Pasteur et du CNRS.
- Mise à jour du site web du CNR (intranet / extranet) et du labo.
-Mettre à jour la liste du personnel (Pasteur et externes) et l'organigramme
-Mettre à jour des fichiers indicateurs de suivi (contrats, personnels, publications, …)
-Faire le suivi de l'équipement (achat, réparation, jouvence etc) et mise à jour de l'inventaire
- Classement, archivage, utilisation du cahier éléctronique
- Être le relai d'informations de l'Institut Pasteur et du CNRS au sein des entités.
- Autres missions courantes : Participation à la réunion hebdomadaire du CNR et à celle du laboratoire, tenue d'agenda, prise de rendez-vous, traitement du courrier… |
Je crée mon espace candidat
