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Moteur de recherche d'offres d'emploi INSTITUT PASTEUR

Assistant.e de Direction Junior H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2020-3946  

Date de début de diffusion

12/02/2020

Date de parution

24/05/2020

Description du poste

Métier

Pilotage - Aide administratif (Pilotage)

Intitulé du poste

Assistant.e de Direction Junior H/F

Missions/Activités

ASSISTANAT GRANTS OFFICE

Contrats de recherche :
- Suivi des parapheurs
- Envoi des contrats signés par la Direction aux bailleurs
- Diffusion et archivage des contrats

Ressources Humaines :
- Accueil des nouveaux arrivants (livret d'accueil, compte informatique, Welcome Day, visite médicale, badge d'accès et carte de cantine, signature du contrat, …)
- Aide pour les Demandes d'Autorisation de Recrutements

Missions, déplacements et commandes :
- Gestion des demandes et soldes de missions
- Gestion des demandes de trésorerie
- Gestion des demandes de visas
- Réalisation et suivi des commandes pour le service
- Gestion du parc informatique (déploiement annuel, acquisition/renouvellement des licences…)

Secrétariat :
- Gestion des besoins et des demandes auprès des différents services en interne : service travaux, prestataires, accueil, réparation matériel, photocopieur, informatique…
- Rédaction de courriers, compte-rendus et notes internes
- Organisation de réunions et aide logistique
- MAJ des listes de diffusion
- Traitement du courrier

ASSISTANAT MANAGERS DE PROJET AU GRANTS OFFICE

Participation et soutien à l'organisation d'évènements (réunions, conférences, retraites, enseignements) :
- Planification des réunions (contact avec les participants, recherche de salle, …)
- Benchmark auprès des fournisseurs et négociation des budgets pour la restauration, les centres de conférences, les hôtels (liens avec le service achat et la gestion)
- Organisation de voyages en lien avec l'agence FCM (mise en place des ordres de missions et demandes de trésorerie pour les remboursements en lien avec la trésorerie et la gestion)
- Soutien à l'accueil des participants.

Profil

Formations et compétences :
- Titulaire d'un BTS type Assistant.e de Direction
- Maîtrise du Pack Office

Expérience :
- 2 ans d'expérience minimum sur un poste d'assistanat.
- Maîtrise de l'anglais requise.

Aptitude :
- Disponibilité, réactivité, autonomie, capacité d'adaptation
- Rigueur, sens de l'organisation et des priorités
- Bon relationnel et esprit d'équipe

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Temps de travail

Temps plein

Critères candidat

Niveau d'années d'expérience souhaitée

3 à 5 ans

Niveau d'étude souhaité

Bac + 2

Diplôme souhaité

Bac+2

Certification ou habilitation requise

Aucune

Compétences linguistiques

Anglais (C1 - Maîtrise)

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Paris

Demandeur

Poste à pourvoir le

02/03/2020