Référence

2023-9825  

Date de début de diffusion

05/05/2023

Date de parution

22/05/2023

Description du poste

Métier

Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage)

Intitulé du poste

Assistant-e Pôle Administratif - Direction de la Technologie H/F

Missions/Activités

Le PAD a pour mission d'assister les équipes des UtechS et plateformes qui sont regroupées au sein du C2RT (plateformes technologiques) et C2RA (ressources animales).

Missions :
Être le relais d'information au sein du service
Gérer la documentation et l'archivage
Gérer les plannings, le courrier, la messagerie et les appels téléphoniques
Organiser et gérer les missions et les déplacements
Participer à l'instruction et au suivi de dossiers complexes et/ou projets
Participer à l'organisation de réunions, séminaires
Prendre en charge l'accueil des visiteurs et des nouveaux entrants
Préparer et suivre le budget de la structure et/ou des projets
Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, alimenter les bases de données
Rédiger des comptes rendus et suivre les actions à mener
Relire et mettre en forme des documents
Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, et en vérifier la conformité

Activités communes au PAD :
- Participer aux actions transverses du PAD (organisation d'évènements, travail collectif sur le suivi des contributions en terme de publications aux avancées de la recherche pasteurienne)

Activités spécifiques du poste :
Compte-tenu des spécificités des entités du C2RA, ces activités seront réalisées en binôme afin d'assurer une continuité de service et se déclineront de la manière suivante :

Suivi administratif :
- Gestion administrative de l'Animalerie Centrale : congés, relevés d'activités, astreintes, suivi des formations pour le personnel et tous les utilisateurs de l'Animalerie.

Organisation du service :
- Établissement mensuel du planning des personnes travaillant les week-end en heures supplémentaires

Fonctionnement des animaleries
- Gestion des demandes d'hébergement avec les responsables des animaleries concernées
- Gestion des commandes

Gestion des données concernant les expérimentateurs (base de données)
- Données administratives
- Suivi des accès aux animaleries (et validation des badges)
- Suivi des projets CETEA (évalués par le comité d'éthique) sur lesquels les expérimentateurs travaillent
- Suivi des protocoles infectieux sur lesquels ils travaillent
- Suivi des formations diverses et de la formation continue
- Suivi des compétences liées à l'expérimentation animale
- Suivi des fonctions spéciales (responsable des médicaments, correspondant du comité utilisateurs des animaleries)

Mission d'ordre réglementaire
- Gestion administrative des médicaments (enregistrement des ordonnances, suivi du responsable, prise de rendez-vous avec le vétérinaire pour la remise des médicaments, archivage des registres)

Profil

Titulaire d'une formation BTS ou bac +2 de type gestion administrative ou apparenté, avec une expérience professionnelle significative dans une fonction similaire et sur une durée a minima de 5 ans.

Niveau d'anglais opérationnel impératif.
Maîtrise du pack office (Excel, Word, Powerpoint) et être à l'aise dans la rédaction des courriers et des comptes rendus.
Maîtrise des outils bureautiques et l'utilisation des logiciels de gestion du domaine d'activité

Compétences personnelles :
- accompagnement et bienveillance vis-à-vis des collaborateurs (notamment animaliers)
- sens du partage et sens du service
- capacité d'écoute et attitude ouverte
- rigueur et réactivité
- capacité d'adaptation et capacités relationnelles

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Temps de travail

Temps plein

Travail le we

Non

Astreintes

Non

Déplacements

Pas de déplacements

Critères candidat

Niveau d'années d'expérience souhaitée

3 à 5 ans

Niveau d'étude souhaité

Bac + 2

Certification ou habilitation requise

Aucune

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Paris

Demandeur

Poste à pourvoir le

01/06/2023