Référence

2023-9801  

Date de début de diffusion

04/04/2023

Date de parution

05/05/2023

Description du poste

Métier

Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage)

Intitulé du poste

Assistant.e administratif.ve - H/F

Missions/Activités

Le Pôle Scolarité assure la gestion en moyenne de 6 à 30 élèves par cours pour les 40 cours et ateliers dispensés sur une année universitaire pour une durée de 7 jours à 2 mois.

Missions principales :
- Gestion des candidats en ligne sur la plateforme d'inscription en ligne des cours MyPE mis en place depuis 2020, multiples actions sur la plateforme (vérification des dossiers des candidats, déclenchement d'envois d'emails aux candidats pour des dossiers incomplets, acceptés, en liste d'attente, refusés), convocation envoyée aux candidats acceptés pour le début du cours)
- Préparation des dossiers des candidats à présenter en Commission de cours,
- Établissement de diverses attestations notamment pour les visas, relevés de notes, diplômes
- Saisies informatiques sur AS400 (création de badges pour circuler sur le campus et pour pouvoir se restaurer),
- Commandes d'achats,
- Classement, archivage, constitution des dossiers de DU (diplômes universitaires de l'Université Paris Cité)
- Gestion pour certains cours des bourses des élèves (paiement par la Trésorerie de l'Institut Pasteur (Bourse DCI, Monaco, Institut Curie ; labex et AAEIP)

Missions complémentaires : support administratif pour l'organisation du Welcome day, orientation days, commandes du Graduate Office et mise à jour de mailing, commandes pour l' IP Graduation Ceremony.

Profil

• Capacité de travail en équipe
• Adaptabilité
• Qualités relationnelles
• Utiliser un ordinateur PC :
• Bureautique, niveau intermédiaire : Exel, Word, Outlook
• Gestion administrative
• Teams et Zoom
• Prise de parole en public
• Travail en multitâches
• Capacité d'interactions avec différents publics
• Gestion des tableaux de bords

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Temps de travail

Temps plein

Travail le we

Non

Astreintes

Oui

Déplacements

Pas de déplacements

Critères candidat

Niveau d'années d'expérience souhaitée

3 à 5 ans

Niveau d'étude souhaité

Bac + 2

Certification ou habilitation requise

Aucune

Compétences linguistiques

Anglais (B1 - Intermédiaire)

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Paris

Lieu

Demandeur

Poste à pourvoir le

01/07/2023