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Chargé de projets colloques et événements - H/F


Détail de l'offre

Référence

2022-8345  

Date de début de diffusion

08/09/2022

Date de parution

08/09/2022

Description du poste

Métier

Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage)

Intitulé du poste

Chargé de projets colloques et événements - H/F

Missions/Activités

Le Centre de Conférences de l'Institut Pasteur organise pour les scientifiques pasteuriens et la direction, entre 6 et 8 colloques scientifiques par an, de 200 à 500 pax chacun ainsi qu'une centaine d' évènements de communication internes et externes sur le campus Paris 15ème.

Votre mission sera :
d'une part,
procéder au montage, des dossiers "colloques scientifiques" type PCO, sur le campus Paris 15ème depuis la prise du brief donné par les scientifiques, jusqu'à l'accueil des clients sur site.

Vos activités seront :
- établir et gérer le budget pour le comité,
- prendre en charge la gestion hôtelière des orateurs,
- créer le site internet dédié au colloque, avec l'aide du prestataire externalisé,
- gérer le site et le suivi des inscriptions, avec l'aide du prestataire externalisé,
- collecter les abstracts, avec l'aide du prestataire externalisé,
- établir le programme scientifique en fonction du volume d'abstracts retenus avec l'aide du comité,
et du prestataire externalisé,
- éditer et suivre les documents, maquette programme, impression si besoin
- gérer la soirée de gala, (traiteurs...),
- suivre la relation avec les sponsors (offre package, logos, suivi logistique sur site),
- Suivre le budget,
- Superviser toute l'organisation sur le site, de l'accueil des participants à leur départ, suivre le dossier,
- Facturer et effectuer le compte rendu financier.

d'autre part,
procéder au montage, des dossiers « événements & internes et externes de communication » sur le campus

- Gérer le planning de réservation des espaces suite à la réception du cahier des charges client,
- Planifier les ventes dans le respect des montages et démontages impliquant des mises en place spécifiques impliquant aussi des prestataires (internes ou externes), ceci en liaison avec le responsable du service,
- Etablir les devis, contact et RV clients, ventes additionnelles de prestations, établir le contrat,
- Monter les dossiers, passer les commandes, faire la feuille de route,
- Coordonner la logistique des événements, accueil client, mise en place avec les
prestataires internes et/ou externes (électriciens, menuisiers, traiteurs, hôtesses, gardiens…),
- Suivi permanent de l'événement en support client sur site,
- Appliquer les règles de sécurité, pour l'accueil du public (invités, personnalités…),
- Suivre les commandes en lien avec la gestion, préparation des éléments de facturation,
- Fidéliser par son professionnalisme les clients afin qu'ils soient satisfaits et qu'ils reviennent, et répondre aux standards des réunions de la direction Générale de l'Institut Pasteur.

Profil

De formation Bac+3, vous avez a minima 3 années d'expérience dans un poste similaire,
une expertise PCO serait un plus.
Bonne gestion du stress.
Bonne maitrise de Word, Excel et PPT.
Niveau d'anglais avancé.

Savoir-être :
- Disponibilité
- Fiabilité
- Flexibilité
- Orienté service client,
- Souriant, et à l'écoute
- Respect des process Pasteur
- Esprit d'équipe indispensable,
- Rigueur
- Réactif
- Bonne présentation

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Temps de travail

Temps plein

Critères candidat

Niveau d'années d'expérience souhaitée

3 à 5 ans

Niveau d'étude souhaité

Bac + 3

Filière souhaitée

Communication, Marketing

Certification ou habilitation requise

Aucune

Compétences linguistiques

Anglais (C1 - Maîtrise)

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Paris

Demandeur

Poste à pourvoir le

03/10/2022