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Moteur de recherche d'offres d'emploi INSTITUT PASTEUR

Gestionnaire administratif(ve) - H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2022-7980  

Date de début de diffusion

05/05/2022

Date de parution

19/05/2022

Description du poste

Métier

Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage)

Intitulé du poste

Gestionnaire administratif(ve) - H/F

Missions/Activités

Le Centre d'Enseignement de l'Institut Pasteur met en place une quarantaine de cours de niveau deuxième ou première année de Master (M1 & M2) ou de formations continues avec une partie théorique et une partie pratique en laboratoire dans toutes les disciplines de la recherche (virologie, bactériologie, neurosciences, immunologie, génétique, biochimie...).

Au sein de l'équipe Coordination administrative des Enseignements, les missions principales sont les suivantes :

Jusqu'à fin juillet :

- Assurer la gestion administrative dans le cadre de la fin de l'année universitaire : bilan de cours, archivage papier et informatique (serveur partagé et plate-forme), préparation des dossiers informatiques pour la prochaine année universitaire, bilan pédagogique, pages Web à vérifier ;
- Programmer les réunions préparatoires en amont pour les cours de septembre et novembre ;
- Mettre en forme les programmes des cours ;
- Réserver l'hébergement et le transport (train, avion) des conférenciers ;
- Échanges de courriels avec les conférenciers et les responsables du cours ;
- Renseigner le tableau de suivi des intervenants;

Outils : plateforme digitale enseignement, procédures, check-list, outils de commande et remboursement de frais, dossiers partagés.

À partir du 16 août :
- Finaliser la préparation du cours DPNS et préparer le cours Advanced Immunology ;
- Préparer la salle, se familiariser avec le matériel de vidéo projection et ordinateurs + mise en place de Visio si nécessaire ;
- Voir avec la responsable le parrainage des comptes Pasteur ;
- Courrier type à envoyer aux étudiants, prévoir "prérentrée" via Zoom ;
- Gestion accueil des conférenciers pendant le déroulement du cours ;
- Note de frais ;
- Préparer les documents et goodies pour les étudiants ;
- Mettre programme en ligne sur web campus et télécharger les présentations au fur et à mesure sur plateforme dédiée ;
- Questionnaire/évaluation des cours à préparer ;
- Gestion photo de groupe du cours, visite musée ;
- Organiser pot fin de cours ;
- Présence pendant toute la durée du cours ;
- Préparation des examens ;
- Activation des badges des directeurs/chef de travaux, encadrants, lien avec l'accueil ;
- Programmation bilan de fin de cours ;
- Renseigner tableau de suivi des intervenants ;
- Archivage et classement (papier et digital) à la fin du cours ;
- Assurer le lien avec l'équipe technique pour cours avec TP ;
- Prise en main de l'application KONOSYS ;
- Tableau TP pour le versement des gratifications.

Profil

- Expérience confirmée d'assistant(e) de direction
- Bon niveau d'anglais (lu, écrit, parlé)
- Très bonne maitrise des outils bureautiques (Word/Excel)+ autres outils ou applications informatiques.
- Bonne communication, sociable, esprit d'équipe indispensable,
- Disponible, ouvert(e) d'esprit, organisé(e), rigoureux(se), autonome.
- Gestion du stress en cas d'imprévu

Type de contrat

Contrat à durée déterminée

Durée du contrat

jusqu'au 31 juillet renouvelable

Temps de travail

Temps plein

Travail le we

Non

Astreintes

Non

Déplacements

Pas de déplacements

Critères candidat

Niveau d'années d'expérience souhaitée

3 à 5 ans

Niveau d'étude souhaité

Bac + 2

Certification ou habilitation requise

Aucune

Compétences linguistiques

Anglais (B2 - Opérationnel)

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Paris

Demandeur

Poste à pourvoir le

01/06/2022